Je hebt je bedrijf opgebouwd en levert je diensten met plezier, en dan… ontvang je plots een e-mail waarin een klant aangeeft het contract te willen annuleren. Oei! Je hart slaat een keer over en je vraagt je af: Wat nu?
Contractannuleringen zijn een onvermijdelijk onderdeel van zakendoen. Het is nooit prettig, maar met de juiste contractvoorwaarden en een slimme aanpak kun je jezelf beschermen en financiële schade beperken. In deze blog lees je hoe je professioneel en juridisch verantwoord omgaat met een klant die wil opzeggen.
- Ga in gesprek met de klant: een kans op een oplossing
De eerste stap is om het gesprek aan te gaan en te begrijpen waarom de klant wil opzeggen. Misschien is er een misverstand of kan je een oplossing bieden die beter bij zijn huidige situatie past.
Voorbeeld: Je bent een social media manager en een klant geeft aan te willen stoppen omdat hij denkt het zelf te kunnen. In plaats van direct akkoord te gaan, ga je het gesprek aan. Je ontdekt dat hij worstelt met algoritmes en moeite heeft om zijn volgers te laten groeien. Je biedt een aangepast pakket aan waarin je hem strategisch begeleidt in plaats van het volledige beheer over te nemen. Klant blij, jij blij!
Mocht de samenwerking aangepast worden, zorg dan dat de wijzigingen schriftelijk worden vastgelegd in een addendum bij het contract. Nog geen duidelijke procedures voor contractwijzigingen? Dit kun je juridisch laten vastleggen.
- Controleer de contractvoorwaarden
Als de klant bij zijn besluit blijft, check dan je contract op:
- Opzegtermijn – Is er een minimale opzegperiode afgesproken?
- Aanbetaling of retainer – Moet de klant nog betalen voor werk dat al is verricht?
- Beëindigingsvergoeding (‘kill fee‘) – Kom je in aanmerking voor een vergoeding bij voortijdige annulering?
Heb je deze clausules niet in je contract? Dan loop je risico op verlies van inkomsten. Een professioneel contract helpt je deze situaties te voorkomen.
Voorbeeld: Je bent een grafisch ontwerper en hebt al uren besteed aan de eerste concepten voor een klant. Plots annuleert hij en verwacht hij zijn geld terug. Niet zo snel! Als in jouw contract staat dat aanbetalingen niet worden terugbetaald, dan sta je juridisch sterk en heb je recht op de vergoeding voor je werk.
- Intellectueel eigendom en gebruiksrechten
Als je diensten bestaan uit het maken van producten, zoals social media content, branding of copywriting, bepaal dan wat er met deze deliverables gebeurt bij annulering.
Cruciale vragen:
- Wie behoudt de rechten over het werk?
- Mag de klant het werk blijven gebruiken na annulering?
- Moet er alsnog betaald worden voor afgerond werk?
Voorbeeld: Je bent een copywriter en hebt een uitgebreide website-tekst geschreven voor een klant die plots annuleert. Mag hij deze teksten nog gebruiken zonder volledige betaling? Niet als jouw contract goed is opgesteld! Zorg ervoor dat jouw contract jouw intellectuele eigendomsrechten goed beschermt, zodat je werk niet zonder vergoeding wordt gebruikt.
- Wat als je geen contract hebt?
Heb je geen schriftelijk contract? Dan wordt het lastiger, maar niet onmogelijk. Controleer eerdere communicatie, zoals offertes of e-mails, waarin afspraken staan. In Nederland kunnen mondelinge afspraken ook rechtsgeldig zijn, maar dit brengt bewijsproblemen met zich mee.
Heb je echt niets vastgelegd? Dan is dit een dure les: werk nooit meer zonder contract. Wil je juridische zekerheid? Laat een contract op maat opstellen zodat je hier nooit meer tegenaan loopt.
- Adem in… en leer van de situatie
Een contractannulering kan een klap voor je zelfvertrouwen zijn, maar blijf professioneel en gebruik de ervaring om je processen te verbeteren:
- Zijn je contractvoorwaarden duidelijk genoeg?
- Kun je je klanten beter screenen?
- Kun je je communicatie verbeteren om misverstanden te voorkomen?
Soms is annulering onvermijdelijk, maar als je de juiste lessen eruit haalt, help je je bedrijf alleen maar te groeien.
Bescherm je bedrijf met waterdichte contracten
Of je nu op projectbasis werkt of maandelijkse diensten aanbiedt, contractannuleringen zijn een realiteit. Door helder te communiceren, je contractvoorwaarden te kennen en juridisch goed voorbereid te zijn, voorkom je stress en financiële problemen.
Wil je zeker weten dat jouw contracten je bedrijf beschermen tegen onverwachte opzeggingen? Neem vandaag nog contact met mij op en ik help je met juridische maatwerkcontracten. Zo werk je met rust, zekerheid en zonder nare verrassingen!
